【中国礼品网讯】展览会是一个系统工程，从组展到展品运输，再到展台搭建，直到展览本身，环环相扣，任何一环脱节，展会便无法顺利进行，在整个展览流程中，展览运输是一个打前战的工作。
运前：事无巨细做准备
一些大型展览会，组展商通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理，品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商，一个展览会有国际展商，也有国内展商，国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输，组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案，组展商委托了哪家运输公司，海关才受理哪家公司的报关业务。
将货物详情告诉运输商
参展商在确定参展以后，组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理，参展商也可以主动向主办方了解，该展览会由哪家公司来做运输业务，与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出，参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传，要将货物的详细情况告诉运输商，比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。
包装箱的标签要细致入微
在国内，展品的包装通常由参展商自己解决，包装一定要做到细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。
这些虽然是细节，但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称，没有写展会名称，就会耽误运输，比如北京国际展览中心很大，经常同时举办两个或者三个展览会，如果展会名称不清楚，运输商就不知道该将展品送到哪个馆。
企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况，企业找的运输商常常为了压低成本，将货物转包出去，展品经常会被几次转包，最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货，由于几经转手，最后接货的公司并不知道该货的货主是谁，如果货物标签上公司名称不清楚，展览会的运输代理去提货的时候，就不知道哪一件是要参加展览会的展品，在展览旺季，展览会的运输商每天收到的货物很多，常常分属不同的展览会，因此，展品运输时标签的内容就显得格外重要，一旦没有写清楚，就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。
一些大件设备，比如纺织机械等，基本都是大厂商生产的，他们参展通常会自己派车将货物运到展览会，如果不是自己运输，展品包装外的标识更要全面，这样，展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品，在包装时里面要加好防震的材料，箱子外面要特别注明易碎标志；如果展品不能倒放，也应该标明清楚，因为在航空运输货物进不去舱门时，运输人员如果看到不能倒放的标志，就不会倒放，而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。
国际展商不能随意选择运输商
一个展览会有国际展商，也有国内展商，一些国际性的运输公司，国际展商通常由其代理去与其联络，国际展商虽然可以选择运输商，但需要注意的是：对于普通商品来说，参展商可以任意选择一个运输公司来承运，但是对属于海关监管的展览品的运输，则不是任何公司都能被选择的，按海关的规定，展品进来时暂时不收税，因为展览会闭幕后还要出境，在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉，产生一些逃税问题。而在众多运输公司中，目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务，因此，海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。