【中国礼品网讯】首先根据实际用量和库存情况制定合理的办公用品购置计划，并将该计划提前一个月报至领导批准，特殊办公用品、低值易耗品和通信设备必须经主管领导批准后由公司负责统一购买，但有些紧急需求的小件办公用品可以直接去商店购买。
购买办公用品要选择信誉良好的供货商：第一是价格合理，在批量购买、季节削价、年终清仓时供货商可给予较好的优惠；第二是质量和交货，供货商能够提供正规厂家的优质产品，质量有问题的物品可以更换，交货准时；第三要有较好的售后服务，遇到使用问题时，秘书可以方便地联系供货商来解决。
在收到供货商发来的办公用品后，应及时、熟练、准确地办理办公设备和办公用品的进货手续，保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对，衔接好办公设备和耗材的采购、进货、发货和使用的中间环节，建立一个办公用品和耗材的管理程序。
1.办公设备及办公用品接收的程序
（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。
（2）发现数量不对时，应立即通知采购部门联系供应商。
（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。
（4）接收的每一类货物的详情都应输入到办公用品库存卡的接收项中。
（5）接收后，要及时更新库存余额。
（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。
（7）制定物品发放制度，确定物品发放人。
2.办公设备及办公用品接收后的报账手续
按订货单验货结束后，应在进货单上写明到货品种、数量、价格和金额，加盖印章或签名，并转交财务预算或支付。
应把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期，在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。