【中国礼品网讯】商业展会筹办的整个过程是一个推销策划的过程，而我们所有的策划行为都离不开市场，因为我们从事的是商业活动，因而，所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。
一、广告攻势
宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。
媒体广告（包括：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；大众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等），主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。
户外广告则是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。广告宣传就象一场战争中的战略武器：飞机、导弹、核弹、航母等，有“打击面广、威慑力大、杀伤力强”等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。
二、招展和组团工作
如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用-——攻城略地。招展和组团的方式主要是依靠联络手段，一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展。
1、寻求支持及协助单位--建立展览营销网络。
2、组织实施的具体工作项目。认真做好项目预算；收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库；宣传资料的CI设计、制作，及发送调查表、征询表；主办单位打印文件下发；利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）；利用各种媒体做宣传广告（硬广告）；电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息；印刷宣传资料；对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等；上门拜访一些主要的牵头参展企业；联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展；展位的销售安排及布置；收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票；与展览会有关的各项广告征集工作；展览工程业务和展具租赁的预定工作；展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）；展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）；主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排；展览会有关数据、信息的统计和收集；着眼于第二届的预告宣传工作。
3、组织实施过程的阶段划分。
从展商的角度划分：初步认识展览会阶段；进一步了解展览会阶段；被展览会吸引阶段；拍板决定参展阶段；展览实施阶段。
从主办单位工作划分：信息发布阶段：a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函；营造气氛阶段：a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会；c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传；e.第二次发邀请函；f. 合作单位发邀请函；与展商直接联系阶段a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时 开始招展工作；与展商洽谈阶段a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票；展览服务阶段a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放；f.现场营造气氛；G.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。