【中国礼品网讯】电子邮件在展览营销工作中的应用与传统通讯方式相比具有高效廉价的营销特征，它融和了电话通讯的速度与邮政通讯的直观性，显示了强大的营销优势，首先是速度快，电子邮件可以在瞬间将展览的相关信息实时送达目标客户的信箱，其次是方便性，与电话通讯不同，电子邮件不会因“占线”而浪费时间，目标客户也无需在电话旁守候，从而跨越了时间和空间的限制，再者是价格低廉，展览组织机构利用极其低廉的费用发送其他通讯方式无法负担的信息，展览的E-mail营销的主要功能还可在八个方面实现：品牌形象、展览推广、服务推广、顾客关系、顾客服务、交叉营销、市场调研、增强内部竞争力等。
电子邮件营销基本是以群发邮件的方式来实现的，在具体发送过程中，邮件到达率会受技术条件和环境的影响，同时也会受到邮件内容策划的影响，因此，群发邮件如要取得良好的效果，需在技术层面与文案创意方面进行精心的组织与策划，这就要求掌握相关技巧：
一、电子邮件的撰写
1．主题要明确
电子邮件的便捷性，使得展览营销的目标客户可能每天要处理大量类似的电子邮件，如果要让邮件从众多的其他邮件中“脱颖而出”，其秘诀就是将主题写好，使主题明确和醒目，具有吸引力，邮件主题要本着实事求是的态度，切忌浮躁，要将邮件沟通或交流的内容表达清楚。
2．内容要切入重点
由于网络信息量大，传播速度快，目标客户没有更多时间去研读一封与其无关的邮件，因此撰写邮件内容一定要切入重点，按照说事的重要程度依次说出，做到条理清晰，表达正确，必要时可在句段中加上1、2、3等作为引导，内容中应避免使用模糊、笼统的字眼以及前后矛盾的语言。
3．告诉期望值
展览营销邮件应将需沟通的信息与内容在邮件中交代清楚，需有明确的期望值，否则，目标客户将邮件读完后还不知所云，电子邮件就失去了其应有的作用，因此，在邮件中应将重要的展会信息（如展览的时间、报名方式、截止日期等）、要求做的事（如参展回执、填写调查表、参加专题会议等）叙述清楚，只有明确期望值，邮件才不至于被忽略，造成重要事情的贻误！
4．语气要恰当
明确邮件的目标读者是谁，是集团总裁？是参展企业总经理？是营销部门负责人？或是其他人？发给目标客户的邮件须针对不同的对象使用恰当的语气，邮件需充分考虑收件人的称谓及相适应的语气，让对方感到受尊敬、温馨、亲切，而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已！
5．语法通顺
撰写的文稿要语法通顺，是对每封邮件最基本的要求，收件人阅读邮件时对文体的感受，会影响目标客户对展览组织机构总体水平的印象，也会影响展览营销与招展工作的进程，撰写中文邮件错误发生率一般较低，但撰写外文信件时就相对会出现很多问题，因此，写完邮件后需反复斟酌用词及语法，然后再发送，因为邮件一旦发送出去就不可能收回！
6．注意邮件格式与礼貌用语
既然是信件，就须注意常用的格式与礼貌用语，正确的邮件形式应该是：发件人须将电子邮箱所默认的模板做相应修改，常见结束语有“此致、敬礼”、“顺祝安康”等，接下是发件人姓名，在写电子邮件时可使用个性化签名，让收件人识别邮件来自熟悉的发件人，形成风格后相比普通邮件的格式化签名会更添亲切感！
7．告诉详细联络方式
当前由于技术或网络的原因，仍有不少SMTP服务器总不能及时将邮件发送到对方邮箱，从而无法实现实时邮件传递，因此，在邮件中尽可能将发件人的联系方式写上，如QQ、ICQ、电话（包括办公室电话、家庭电话、手机）、Call机、真实姓名、邮编、传真等等，这样目标客户即使在电子邮件不畅通的情况下，也可通过其他方式联系到发件人。
8．遵守职业道德与法律规定
一些展览组织者认为，如果电子邮件使用适当，将会成为与目标参展商或历届参展商信息交流的最佳方式，但在使用电子邮件时还需要遵循一些法律规则，（各国对internet商业活动都有明确的法律规定）以避免被指控为垃圾邮件等不利后果。
转载自美国《展览会》（EXPO）杂志（1997年11/12月号，第36页）关于使用电子邮件的规则：
必须在电子邮件正文中声明展览或展览组织者的身份和名称等；
向收件人注明收到该电子邮件的原因及感兴趣的相关内容。（如“因为您曾经参观我们过去的某某展览会？”）；
必须随电子邮件向收信人说明退出邮件发送名单的方法；
绝不给未曾有过业务接触（从未参观或询问过展览）的人群发电子邮件。
二、邮件发送技术
1．精选拟发送邮件的地址
邮件地址可从展览组织机构的CRM管理软件中提取，也可从展览专用网站的邮件列表中整理，甚至可以通过各种渠道收集的展览信息中精选，（如专业出版物、展览会刊、其他展览相关网站等），通过专业管理软件如：邮件列表管理器（Mail List Management）对地址文件进行整合处理，删除重复邮件的地址，按要求组成指定数量的邮件发送列表，以适合群发软件的发送要求。
2．查验邮件地址的有效性
国内外很多门户网站推出的免费邮箱，如连续三个月不使用就会被网站删除，因此，需对邮件地址进行定时检查校验，删除已失效的地址，最为有效方法就是利用邮件在线校验器（Advanced Mail List Verify）进行在线校验，该件采用模拟方式向被校验的邮箱发信（实际上并不发出邮件），检查邮件地址存在与否，而且速度相当快。
3．注意邮件主题与内容的书写
国内外很多网站的邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了常用垃圾关键词，用于过滤，如果邮件主题和邮件内容中包含大量有嫌疑的关键词（如促销、价格等不雅词汇），服务器将自动过滤该邮件，致使邮件发送不成功，因此在书写邮件主题和内容时，应尽量避开被嫌疑为垃圾邮件的文字和词汇或垃圾邮件所常用的宣传推广主题，以便邮件群发能顺利地进行。
4．区别不同群发软件发送参数的差异性
不是每一个群发软件都能将邮件顺利发送到任何邮箱，如一个群发软件可发送邮件至21cn.com、sohu.com、263.net等，而不能发送邮件至sina.com、etang.com，而另一个群发软件可发送邮件至sina.com、263.net、etang.com、sohu.com等，却不能发送邮件至21cn.com，这种情况在SMTP群发软件中尤为突出，因此，在群发邮件前预先申请多种免费邮箱，对多款群发软件进行相应的发送测试，根据测试结果再选择针对性的群发软件进行发送。
5．根据网络环境设置发送线程
发送线程是指同时群发的邮件数，当发送线程设置为100时，就相当于100台电脑同时发送邮件，发送线程数越大，发送速度就越快，在群发邮件时发送线程须根据网络带宽进行设置，如设置数过大，超过网络数据传输能力，电脑将会提示错误、蓝屏或死机，通常情况下，56K拨号上网不能超过20个，ISDN不能超过50个，ASDL根据分配带宽可设置为100个甚至更多的发送线程，设置数量较多的线程发送邮件，除满足以上条件还需提高电脑CPU与内存的配置，盲目加大发送线程，服务器有时会限制同一时间来自同一IP地址线程的访问数量，如超过规定线程数，即使连接到服务器，服务器也不会响应，邮件发送就不成功。
6．合理设置DNS服务器
人们习惯记忆域名，但机器间互相只认IP地址，域名与IP地址之间是一一对应的，域名转换工作需由域名解析服务器（即DNS服务器）来完成，DNS在群发软件中的作用是用以寻找接收邮件的服务器，如果电脑与Internet直接联接，大多群发软件会自动查寻，即使不能自动寻找（批注：不是什么？），软件中一般也附带了几个DNS服务器，对此可以不作任何设置，如使用的服务器不能自动寻找，而软件中也没有附带DNS服务器地址的群发软件，可向软件开发商进行咨询。
7．尽量使用原机配置的DNS
使用服务器不要直接选用下拉列表中所列的选项，如果使用“自动获取”就无法正常获得原机上网时所用的DNS，如果网络没有设置，可以模拟一个格式如：xxx.com或xxx.net等，因为，国内外大多邮件服务器在接收邮件时，会拒收没有域名服务器发出的邮件。
8．灵活使用邮件地址
众多的邮件服务器具有判断邮件是否真的从发件人邮件服务器发出的功能，如果不是，（批注：不是什么？没有表达清楚）服务器就会拒绝这些群发邮件，例如，如果发件人所填邮箱为xxxx@263.net，邮件服务器会根据邮件中的IP来判断邮件是否真的来自于263.net的邮件服务器，由于263.net邮件服务器的IP是固定的，因此很容易发现IP与真正的邮件服务器不符，因此就会出现认证错误，导致邮件不能有效发送，那么该如何解决呢？其实很容易，只要在填写发件人邮箱时，不使用常用邮箱就可以了，例如随意填写xxxxx@iloveu.com之类的，（批注：随意填写的邮箱地址不是目标客户，即使发送了邮件也是无效的）就可以轻松解决这个问题，当群发很多邮箱时，遇到不能正常发出的情况都可以采用以上方法。