【中国礼品网讯】书展、动漫展、美食展、茶叶展、中医药展、珠宝展、钟表展……提起香港每年的各类展览，不少深圳市民如数家珍。近年，与深圳一河之隔的香港大力发展会展业，每年举办大大小小的展览超过200个，单是由香港官方——贸易发展局领衔主办的大型商贸展览就有30几个，涉及钟表、玩具、礼品、皮革、时装材料、美容、家庭用品、珠宝、时装、灯饰、电子产品、餐饮以及旅游等方面。如今，香港已经名副其实地成为世界会展业五大中心之一。如何在本地租金飞升、亚洲各城市大力发展会展业的夹击之下保持产业的新鲜感和吸引力？遇到突发状况怎样通过启动快速应变机制去确保大型展览可以顺利举行？大型展览对专业人士和围观民众如何做到既分流又融合？在这背后，海量的细节会让人感受到这个城市的人文温暖脉搏。
当会展遇上8号热带气旋，快速应变机制显示强大威力
由于会展业能够促进和带动包括航空、物流、酒店、零售、饮食等相关产业的发展，因此被不少城市视为未来新兴产业之一。据国际展览协会测算，展商每投入1元钱，通过乘数效应就会为当地其他行业带来约8元钱的贡献。香港在上世纪90年代初开始大力发展会展经济，通过20多年的努力，现今已经使其成为香港商贸的一张名片。被内地人所熟知的香港会议展览中心，每年有超过40个全球性顶尖活动在这里举行，基本涉及到世界上所有大型产业。
上月，深受香港人关注的美食博览如期而至，由于考虑到体量和丰富度的原因，大会还安排了茶展和中医药展同时在香港会展中心举行。与此次大型展览不期而遇的是强台风“尤特”：当时展览的举行日期是8月15日，而在14日的凌晨，香港天文台发出8号热带气旋警告信号；上班族休假、学生不用上学；港铁等公共交通机构宣布调整服务时间，一时间整个香港社会陷入“半瘫痪”状态，这对于即将举行大型展览活动的主办方来说无疑为其带来非常大的麻烦。
据香港贸发局媒体关系主管陈天心介绍，在8月13日组委会就收到关于台风即将到来的通知，但是台风等级有多高、会不会带来严重威胁大家那时都不知道。不过，通过以往积累起来的经验，组委会立刻启动快速应机制对未来的可遇见风险进行研判。在当天中午，他们就已经达成共识，分头去通知参展商提前进驻布展。“其实提前布展所带来的问题是显而易见的，因为关乎到会展中心本身的运营节奏，还有参展企业、运输业等相关机构的时间表。例如会展中心方面必须加快基础装台、布置的速度，如果他们完成不了的话，即使参展商提前赶来，还是不能安排他们对自己的展台进行装饰。不过，之前我们也曾经遇到过类似紧急的状况，可以说有了非常丰富的实战经验，因此组委会决定实行临时应急机制，所有部门同事都立刻分头联系对接的部门、企业、参展商，从下午开始整个场馆已经进入到‘临时备战’状态，虽然已经开始有雨，但是整个过程有条不紊地进行，不少商家和志愿团体到现在已经非常熟悉我们这样的运作模式，他们也有相关的预案来配合我们的工作。”
8月15日，香港美食博览如期而至，虽然台风带来充沛的雨量，却丝毫没有淋熄民众前来参观和选购的热情。与亚洲其他城市的会展业不同，香港的各种展览除了有专业展之外，很多场次会开放给公众进行参与，例如书展、动漫展、工展会等都会吸引超过百万的人流。由于参观人数众多、场地密度非常大，因此如何疏导客流、避免发生意外成为了会展业必须解决的首要问题。
美食博览首日，南都记者就以普通市民的身份体验了一把香港会展业强大而高效的疏导人流功能。香港会展中心由于紧靠香港湾仔地铁站，因此从地铁出口开始就可以感受到热闹的气息。在湾仔地铁站A 5出口，一早就有醒目的标志来提醒民众到达会展中心的路线图。从地铁站到展览的入口处，直线距离大概有1000米左右，由于开幕仪式正处于香港人的上班时间，因此还没有到人满为患的阶段，但是记者留意到，在通往展会的必经之路的中间，已经有警员在摆放铁马，各种维持秩序和防雨的工具也已经被准备好，视人流的增多而采取更为多变的疏导措施。
有现场的工作人员对记者介绍，由于香港会展业到了非常成熟的阶段，所以即使遇上这次8号热带气旋他们也不会太过紧张。增加铁马和警戒线是因为香港人对美食实在太过喜爱，不少师奶们甚至拿着手推车来入货，为了维持正常秩序，所以通往会场的道路必须要实行这样的措施。但是他们手上还有很多紧急的备案，例如在下午六七点人流最多的时候，除了安排警务人员和义工进行维持秩序之外，还会跟周边的写字楼商量，通过借用空间进行绕道的方式来减低行进速度和拥挤感，同时会增加会场的出口个数，将意外发生的概率减到最低。
在当天傍晚客流最为密集的时候，南都记者在现场看到整个进场准备参加美食博览的队伍非常庞大，但秩序井然，不少工作人员通过“大声公”、标牌、团队旗帜等方式对客流进行疏导。有下班后冒着大雨专门过来品尝美食的香港市民表示，她参加这样的展会已经很多次了，哪里有巴士、哪里坐渡轮、哪里上港铁都心里有数。同时她对人多容易发生意外这样的事情并不担心，“听从工作人员指挥就好了，他们非常的专业，香港人都很相信他们。”
每一个专业展会过后都会启动评价机制、改善机制和修复机制
不少内地人对香港的会展业既好奇又陌生，好奇的是因为在这里可以了解到一个行业在全球的最新资讯和现实状况，但是他们又对国际性的展会流程和如何加入到这个大家庭感到非常陌生。来自内地陕西的熊美莲是保健食品的供应商，这是她第一次代表企业来香港进行参展。
与其他城市的展会相比，她用“专业、细节、温暖”来形容本次到港的感受。她表示，由于第一参加这样国际性的展会，很多事项都不是太清楚，但主办方却会提供非常细致的流程和安排给每一家参展企业：在展会开展的前几个月就接到香港方面的邀请；报名参展的流程和内容在相关的网站上可以下载，每个部分都写得详细易懂，即使是新手都可以此进行操作；到港后会展中心这边有专职人士进行跟进与沟通；如果在布展过程中遇到困难，旁边就设有客户咨询处，可以马上对问题进行解决；组委会还会启动临时应急流程，对一些赶不上报名却很想现场进行参展的商户开辟了绿色通道……她认为，一个既代表行业宏观潮流又能提供温暖细致服务的展会才是参展商最希望参与的。
香港贸发局总裁林天福认为，香港的会展业其实其绝对发展时间并不长，到今天这样的规模和成绩是靠经验累积和不断寻找更好的改进方式而形成。今年的美食博览，一方面这是大会组织方的努力，不断邀请全球更多的企业和机构前来了解香港、了解我们的会展业，另一方面有不少商家是通过其他机构介绍而过来参展的，这说明我们在服务和口碑上有了提升，人家对你这个平台感到满意，能在你这里确实找到贸易伙伴，不然的话人家下次就不会再来。林天福还表示，每一个专业展会过后它们内部都会启动评价机制、改善机制和修复机制，对展览所暴露的问题或客户所反映的情况进行追踪，在下一次进行展会时会对这些问题重点关注。例如今年为了提升商家们“配对”的效率，主办方在之前特别邀请部分著名的零售及代理在博览会中设立了买家展位，并按照他们的采购需求预先提供有意向的、相对合适的参展商，并安排它们在展位会面洽谈。这样做的好处就是可以帮助参展商联系到高素质的买家，增加产品曝光的机会，同时也能提高买家采购的效率。
香港会展业的专业和高效是在全世界都非常有名的，有了以往的经验，他们在安排场次的时候更显得匠心独运，既让专业买家觉得方便、自如、没有太多的负担，同时也开设了大众场次，让现场的商家感受到市场的活力，提高继续参展的信心，这里面的“度”值得其他城市的会展行业从业者学习。例如第5届香港国际茶展也在上个月举行，包括中国、印度尼西亚、伊朗、日本、韩国、南非等二十几个国家和地区都前来参展。为了能更好地让商家之间达成贸易协议，大会采取了“前两天展览只供业内人士参观，第三天开放给公众凭票入场”的方式。此外，为了提高参展商的兴趣，同时吸引大众眼球，大会特别举办了非常有趣味性和话题性的“国际名茶比赛”，来自世界各地的专业茶评家以盲评的方式来选出优秀茶叶。而在展览后，这些茶叶会在香港的酒店食肆供市民免费品尝，同时“国际金茶王大赛”总决赛会在茶展公众日举行，消息一出，立刻在香港的网络上引起非常强烈的讨论。
有香港商业资深人士表示，其实香港会展业的硬件在全亚洲不算是最顶级的，包括租金和附近酒店物流等配套设施都有改善的空间，但是为什么这么多企业和机构每年都风雨无阻地过来参展，这是值得业界深思的问题。
他认为香港会展业的很多细节值得其他城市进行参考和借鉴，例如博览会分专业场和公众场能提高各自的效率；对于某些团体和机构提供绿色通道服务，对残疾人团体、儿童团体、访港团体等都有相应的预案和专场；和其他行业、部门、团体如安保、运输、物流、志愿团体保持着畅通的沟通渠道；与其他城市注重仪式和任务相比，香港的会展更加务实，因此成交率更高，“想说的是，世界上还有其他城市的人会像香港人那样冒着台风、呼朋唤友地参加展会吗？这是会展业已经在香港人的心里已经有比较重要的位置，大有一呼百应的效果。同时他们显然对会展组委会的组织、安排、安保等方面很有信心才来的，会展业能持续发展靠的是参展商和公众的共同作用，香港会展业在这方面的确做得很不错。”
细节参考
如果想办好一个大型展览，下面这些香港会展经验或许能给你带来灵感。
社会名流参与“搞搞新意思”
为了吸引更多的眼球，香港每次举行大型展会都会请社会名人来“搞搞新意思”，希望通过名人效应来提升外界的关注度。例如这次的美食博览，主办方就请来香港著名旅游饮食作家欧阳应霁推出“湾仔饮食文化地图”，免费介绍会展中心附近的美食好去处。主办机构认为，一个展览其实需要延伸出很多不同的东西给远道而来的客人，虽然参展是最主要的行程，但是能领略当地的人文与风情也是非常重要的。因此针对会展中心附近的餐饮，特别制作出这款饮食文化地图，是希望外来参加展会的工作人员在闲时也能好好地感受香港的文化餐饮，对香港的商贸有更感性的认识。此外，在展馆的附近主办方都会因应场地的特性摆放一些相关的文化展示，例如有儿童填色绘画比赛作品展等，趣味性非常强。
开设“晚市”，下班白领也方便来逛
主办方或参展商为激发民众参与的热情，经常会以非常吸引的噱头制造出轰动效应提升舆论话题。为了顾及香港上班一族的作息时间，很多展览都会增设“晚市”，让刚下班的白领们也可以过来感受热闹的气氛、同时将比较优惠的商品带回家，这样的做法已经成为香港会展业的一条不成文的规矩。其次，商家们为了扩大知名度和争取上头版吸引眼球，不惜下重本来吸引公众的视线，例如“一元钱铲鲍鱼”由于话题劲爆让整个片区人满为患，成为那几天香港人茶余饭后都会提及的话题，展会也因此得到了免费的广泛宣传。
电子科技在会展上得到广泛应用
香港的会展业与电子科技技术结合得很紧密，大会每年都会推出一些新的东西来刺激行业的发展。例如今年就将相关的应用进行了升级，方便不熟悉会展中心的客户和参观人员免费下载。只要打开它，使用者只要输入自己想到达的场地代码或客户名称，这个应用就立刻显示出你现在的位置与目的地之间最佳路线图，而且是带有立体的效果，可以说不用求助工作人员就可以轻松找到。此外，这种A PP也会提示当天展会的最新安排和注意事项，让参会者不会错过里面的大型表演、比赛、试吃体验活动等。